生成AIを使いこなせない原因は「頼み方」〜4つ添えるだけのプロンプトの書き方

会社でAIが使えるようになった。

せっかくだからと、画面を開いてみる。

「報告書をまとめて」と打つと、それらしい文章が返ってきます。

でも、どこかよそゆき。自社の言い回しとも違う。結局、ほとんど自分で書き直す。

「自分で書いたほうが早いな」

そうつぶやいて、そっと画面を閉じる。

そんな経験、ありませんか？

先に伝えておきますね。あなたにAIのセンスがないわけではありません。

変えるのは、「頼み方」だけです。

「プロンプト 例 ライティング」で検索していたころの私

フリーのライターになってから、私も同じところでつまずきました。

ネットで「プロンプト 例 ライティング」と検索しては、無料のプロンプト集をブックマーク。コピペして、自分のメモを貼るだけ。簡単そうに見えました。

ところが、返ってくるのは誰にでも当てはまる文章ばかり。

クライアントの要望にも合わず、毎回ほぼ書き直し。

「AIって、結局使えないじゃん」

そう決めつけて、しばらく触らなくなりました。

答えが浅いのは、AIが「初日の新人」だから

転機は、会社員時代を思い出したときでした。

私は前職で、社内報の編集をしていました。各部署に原稿を頼むと、使えない原稿がよく届いたものです。

原因は、頼む側の私にありました。誰が読むのか。何のための記事か。何字で、どんな口調か。そこを伝えずに「いい感じに」と頼んでいたんです。

AIも同じです。

頭はいい。でも、あなたの会社のことも、読む相手のことも知らない。いわば「今日が初日の新人」。

今日から使える「前提4点セット」

やることはシンプルです。頼むときに、4つの前提を添えるだけ。

相手

誰に向けたものか

目的

何のために使うか

材料

何をもとに書くか

形

長さ・形式・口調

私はこれを「前提4点セット」と呼んでいます。

たとえば、チームに会議の日程変更を知らせるメール。普通の頼み方だと、こうなりがちです。

会議の日程変更のメールを書いて

前提4点セットを添えると、こう変わります。

【相手】同じ課のメンバー5人
【目的】来週の定例会議の日時が変わったことを伝え、参加できるか返信してもらう
【材料】
・変更前：〔10月7日（水）10時〕
・変更後：〔10月9日（金）14時〕
・理由：〔課長の出張〕
【形】本文150字前後。社内向けの、かたすぎない口調
不明な点があれば、書き始める前に質問してください。

〔 〕の中は、あなたの状況に合わせて書き換えてください。

大事なのは、最後の1行です。分からない場合、AIが勝手に想像で埋めるのを防げます。

1回試すだけで、返ってくる文章の具体さが変わるのを感じられるはずです。

AIに入力していい情報は、会社ごとにルールがあります。試す前に、社内のAI利用ルールを確認してください。取引先名や個人名は「A社」「Bさん」に置き換えておくと安心です。

実務の「本番」で使う手順

ここまでが、今日から試せる、土台となる部分です。

ただ、毎日の仕事で使おうとすると、次の壁にぶつかります。

「議事録って、会議のメモをどう渡せばいいの？」

「取引先へのメールで、自分らしい言い回しを出すには？」

「売上の集計、AIに任せて数字は大丈夫？」

「1回目の出来がいまいちなとき、どう直せばいい？」

私も、ここで何度もつまずきました。とくに数字です。集計を頼んで、合計が合わない表が返ってきたこともあります。

そこで、実務で使う手順を1本のnoteにまとめました。

こんな人に向けて書いています。

  有料note「定時に帰るためのAI実務プロンプト集｜議事録・メール・週次集計を仕組みで片づける【コピペ用】」