20代必見！読み手に刺さるビジネスメールの書き方完全ガイド

20代ビジネスパーソン。

新しい仕事、職場のルール、人間関係に悩みながら、成長を目指して奮闘している人も多いのではないでしょうか。

その中で、実はとても大切なスキルが「ビジネスメールの書き方」です。

丁寧なメールは、上司や先輩、クライアントからの信頼を得る鍵となり、逆に雑なメールは誤解やトラブルの原因にもなりかねません。

この記事では、20代のビジネスパーソンが押さえておくべき「読み手の心に響くメールの書き方」を徹底解説します。

ビジネスメールの基本ルール

社会人としてのメールで最初に求められるのは「基本を押さえる」こと。

どんなにアイデアが豊富でセンスが良くても、基本が守られていないメールでは相手に信頼感を与えることはできません。

ビジネスメールの基本ルールは、こちらの記事でわかりやすく解説しています。

基本ルールを押さえれば、ビジネスメールに自信が持てるようになりますよ。

読み手の心をつかむテクニック

ビジネスメールの基本を押さえたら、次は「読み手の心をつかむ」ステップに進みましょう。

ほんのちょっとの工夫で、あなたのメールが「感じの良いメール」に早変わり。

ここでは、私も実践するテクニックをお伝えします。

心をつかむテクニック①
メール冒頭で好印象を与える

メールの書き出しは、相手との距離を縮める重要なポイントです。

ただし、状況に応じて適切なトーンを選びましょう。

一般的なビジネスメール

 「お世話になっております。株式会社○○の田中太郎です。」

季節を感じさせる一言

 「寒い日が続きますが、いかがお過ごしでしょうか。」

カジュアルな場面（親しい間柄の場合）

 「こんにちは。いつもお世話になっています。」

心をつかむテクニック②
読み手の期待に応える書き方

そのメールを開く目的を書くことで、より相手の心に響きます。

相手の利益を意識

 「この提案でコスト削減が期待できます。」

 「いただいたご意見を元に改善案をまとめました。」

具体的な情報を添える

 曖昧：「資料を送ります。」

 明確：「来週の会議で使う資料を添付しました。ご確認をお願いします。」

心をつかむテクニック③
書き出しと締めくくりの工夫

書き出しのコツ

書き出しは結論から始める「逆ピラミッド構造」が効果的です。

 「明日の会議について、2点ご確認いただきたい事項があります。」

締めくくりで印象をアップ

「よろしくお願いいたします。」の一言をアレンジするだけで、印象が変わります。

 「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」

心をつかむテクニック④
プロが実践する「プラスアルファ」

定番の型に「ちょっとした追加」を加えることで、メールが一気に魅力的になります。

意見を聞く

ご不明点や気になる点がありましたら、ぜひお知らせください。

行動を促す

今回の提案に対するご意見をいただけると助かります。

将来を見せる

このプロジェクトが成功すれば、チームとして大きく成長できると考えています。

時間節約テクニック

忙しい社会人にとって、メールのやりとりは時間との戦いです。

返信が遅れたり内容が不明確だと、相手との信頼関係にも影響が出ることがあります。

ここでは、時間を節約しつつも相手に好印象を与えるメール術を紹介します。

時間節約テクニック①
返信が早くなる件名の工夫

件名は「メールの顔」。

相手がすぐに内容を把握できるよう、簡潔かつ具体的にしましょう。

良い例

• 「【確認依頼】1月5日会議資料」
• 「【回答希望】○○プロジェクトの進捗について」

悪い例

• 「ご確認のお願い」
• 「重要事項」

用件の種類を明示するために「【確認依頼】」「【重要】」「【至急】」などを付けると、相手が優先順位をつけやすくなります。

時間節約テクニック②
箇条書きで「読みやすい」メールを作る

忙しい相手は長文のメールをじっくり読む時間がありません。

箇条書きを使うことで、情報を整理しつつ簡潔に伝えられます。

例文：指示メール

件名：1月5日までの対応について

○○さん

いつもお世話になっています。以下の対応をお願いいたします。

対応内容

• 資料AをPDF形式で作成し、送付してください（期限：1月3日）。
• 次回会議で使用するプレゼン資料の確認と修正（期限：1月4日）。
• ○○システムの動作確認（期限：1月5日）。

何か不明点がありましたらお知らせください。よろしくお願いいたします。

時間節約テクニック③
添付ファイルの扱いで信頼を得る方法

メールに添付ファイルを加える際は、以下のポイントを守りましょう。

ファイル名をわかりやすくする

  良い例：「20250105_会議資料_田中.pdf」

  悪い例：「資料.pdf」「修正版.doc」

添付の説明を加える

  添付ファイル「○○会議資料（2025年1月5日版）」をご確認ください。

添付忘れを防ぐ

• ファイルを先に添付してから本文を書く。
• メールツールの添付忘れ警告機能を活用。

時間節約テクニック④
テンプレートを活用して時短を図る

毎回ゼロからメールを書くのは非効率です。

よく使うメールはテンプレートを作成しておきましょう。

例：会議日程調整のテンプレート

件名：会議日程のご調整をお願いいたします

○○様

お世話になっております。○○の田中です。

○○についての会議日程をご調整いただけますでしょうか？以下の日程候補をご確認ください。

日程候補

• 1月10日（水）10:00～11:00
• 1月11日（木）15:00～16:00

ご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

印象に残るメールを書くために身につけるべき習慣

良いメールを書ける人とそうでない人の違いは、日々の習慣にあります。

メール作成のスキルは、一朝一夕で身につくものではありませんが、ちょっとした工夫を続けていくことで確実に向上します。

ここでは、印象に残るメールを書くための具体的な習慣を紹介します。

習慣①
書く前に意識する

相手の状況を考える

相手の忙しさやメールの目的を考慮して、適切なトーンや内容を選びます。

多忙な上司には短く要点だけを、親しい同僚には少し柔らかい言葉を使うなど、相手の状況を考えて書きましょう。

ゴールを明確にする

メールを送る理由を明確にし、不要な情報を省きます。

相手に「どう感じてほしいか」を考える

丁寧さを伝えたいなら、「ご多忙の中、ありがとうございます。」など、感謝の一言を加える。

習慣②
書きながら気をつける

肯定的な言葉を使う

相手に安心感や好印象を与える言葉を選びます。

 「問題ありません。」

 「順調に進んでいます。」

視覚的に読みやすいレイアウト

箇条書き、改行、太字などを使い、見やすいメールにする。

 「提案内容は、A案は短期間で実施可能で、B案はコストを抑えるられが期間が長いです。」

 

• A案：短期間で実施可能
• B案：コストを抑えられるが期間が長い

習慣③
日々の仕事の中でスキルを高める

テンプレートを定期的に見直す

古い表現や不適切な部分をアップデートし、常に使いやすい状態に保ちましょう。

フィードバックを活用する

上司や先輩にメールの改善点を尋ねる。

「このメールはわかりやすかったですか？」と聞き、フィードバックを得ることで成長できます。

メール以外の文章も簡潔さを意識する

短いメモや日報を書く際にも、簡潔でわかりやすい表現を意識する。