メール1通で信頼を勝ち取る！ 基礎から学ぶビジネスメール術【20代向け】

他にも、

「敬語が変じゃないか、心配で何度も見直してしまう」
「メールが長すぎると言われたことがあるけど、どう短くしていいかわからない」
「送信したあとにミスに気づいて焦った」

…などなど、こうした不安や失敗は、新社会人にとってよくあること。

でも安心してください。正しいコツを押さえれば、そんな心配は減らせます。

この記事では、ビジネスメールの基本構造や実例を通して、効率よく信頼を得るための書き方を解説します。

ビジネスメールの基本構造

ビジネスメールには、ある程度決まった「型」があります。

ここでは、ビジネスメールの基本構造を5つのパーツに分けて解説します。

件名

メールの内容をひと目で伝える部分。

忙しい相手に「開けるべきメールだ」と思わせるために、具体的で簡潔な件名を心がけましょう。

宛先

誰に送るのかを正しく設定するのも重要です。

特にCCとBCCの使い分けには注意！

本文

本文は大きく3つの部分に分けて考えます。

1. 挨拶：最初の一文で「お世話になっております」などの挨拶を。
2. 要件：「何について」「何をしてほしいのか」を簡潔に書く。
3. 締めの言葉：「よろしくお願いいたします」など、相手への敬意を込めて締めくくる。

締め

最後に相手に行動を促すか、感謝を伝える一文を追加しましょう。

署名

メールの最後に自分の名前や連絡先を入れます。

会社で用意されたフォーマットがあればそれを使いましょう。

件名・宛先・本文・締め・署名、この基本構造を覚えておくと、メールの書き方に迷う時間がグッと減りますよ。

読み手に刺さる！分かりやすい件名の書き方

件名は、メール全体の「顔」みたいなものです。

受け取った相手はまず件名を見て、読むべきかどうかを瞬時に判断します。

「わかりにくい件名」だと、せっかくのメールもスルーされてしまうかもしれません。

ここでは、わかりやすくて効果的な件名を書くためのコツをお伝えします。

件名の役割を理解しよう

件名は、メールの中身を簡潔に伝える看板です。

受け取る側が求めているのは「メールを開かなくても内容の概要がわかること」。

例えば、次のような件名ではどうでしょう？

これだと、内容が何なのかさっぱり分かりませんよね。

受け取った側も「後回しでいいか」と思いがちです。

こう書くと、メールの内容と目的が明確です。

「あ、これ重要だな」と相手もすぐに理解できます。

件名は具体的であることがポイント

件名には、できるだけ以下の情報を含めると良いでしょう。

目的

何のためのメールなのか。

（例: 「日程調整」「資料送付」など）

対象

どんな話題やプロジェクトに関連するのか。

緊急度

必要であれば、締切や対応の期限を示す。

不要な情報を入れすぎない

あまりに情報を詰め込みすぎると、かえって読みにくくなります。

バランスを意識しましょう。

良い例の方が、すっきりしていて読みやすいですよね。

件名で感謝や依頼を伝える工夫

件名に少しだけ丁寧さを加えると、好印象を与えることもできます。

件名を書くときのコツ

実際に件名を考えるときは、「自分が受け取る立場だったらどう思うか」を意識するのがおすすめです。

失礼にならない宛先＆メール本文の作法

特にビジネスシーンでは、細かい配慮が求められる場面も多いですよね。

でも大丈夫。基本的な作法を押さえておけば、失礼にあたるミスを防げます。

宛先選びの基本〜TO・CC・BCCの正しい使い方

宛先を設定するときに注意するべきなのは、「誰にアクションを求めるのか」を明確にすることです。

それに応じて、TO・CC・BCCを使い分けます。

TO（直接宛先）

アクションを求める相手や、メールの主要な対象者を指定します。

主に返信が必要な人です。

例：「山田課長」「田中部長」

CC（カーボンコピー）

情報共有を目的に送る場合に使います。

返信を期待しない相手が含まれることが多いです。

例：「営業部全体」「プロジェクトメンバー」

BCC（ブラインドカーボンコピー）

他の受信者に自分のメールアドレスが見られないようにしたいときに使用します。

社外にメールを送る際、取引先のアドレスを保護する目的で使われます。

注意：BCCは使い方を間違えると失礼になることもあるので、慎重に！

メール本文で気をつけるべき敬語や表現

ビジネスメールでは、敬語が重要な役割を果たします。

でも、ちょっとしたミスで相手に誤解を与える可能性も。

避けたい言葉遣い

  「ご査収くださいませ。」（「ご査収」は「受け取り」を意味するため、謙譲語としては不適切）

  「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」

丁寧すぎる表現に注意！

「させていただきます」を多用しすぎると、回りくどい印象になります。

必要以上にへりくだりすぎないのも大切です。

簡潔だけど丁寧なメール本文の書き方

本文のポイントは、「要点を簡潔に、でも丁寧に伝えること」です。

以下の構成を意識するとわかりやすくなります。

① 挨拶

最初に「お世話になっております」と一言添えることで、ビジネスメールらしさを演出。

例：「お世話になっております。株式会社〇〇の山田です。」

② 要件

「結論」→「背景説明」の順番で書くと、スムーズに伝わります。

例：「〇〇の件でご連絡いたしました。現在、以下の内容について確認をお願いしたく存じます。」

③ 締めの言葉

最後に感謝や依頼を込めた一文で終えると、印象が良くなります。

例：「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」

文章は構成を意識すると、プロっぽくなります。

メールに限らず、ビジネス文章は構成の「型」を覚えることが大切です。